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Informazioni - Tutorial: come fare una prenotazione

Prima di effettuare una prenotazione, è necessario decidere se si intende utilizzare il servizio in Alta Definizione (HD) oppure in definizione standard (SD). Entrambi i servizi supportano terminali sia HD che SD, e sarà il sistema ad adatarsi automaticamente al tipo di terminale utilizzato: nel caso del servizio SD, anche i terminali HD lavoreranno a definizione ridotta SD; invece, il servizio HD fornirà l'Alta Definizione ai terminali HD, e la definzione ridotta ai terminali SD.

Per decidere se utilizzare il servizio HD oppure quello SD tenete presente, quando possibile, le seguenti considerazioni:

  • le esigenze della vostra riunione, e che tipo di immagini dovete spedire/ricevere;
  • la disponibilità di banda dei vari partecipanti alla riunione (se conoscete questa informazione): l'Alta Definzione HD richiede almeno 1.5 Mbps, mentre per la SD bastano anche 384 Kbps;
  • il tipo di terminali a disposizione dei partecipanti (sempre se conoscete questa informazione): se nessuno ha terminali HD, il sistema HD si comporta come quello SD;
  • la disponibilità di spazio prenotabile sui due servizi: se non c'è abbastanza spazio su uno dei due servizi perchè già occupato da altre prenotazioni, controllate la disponibilità sull'altro.

Una volta autenticati tramite il Login, il sistema seleziona inizialmente la modalità definizione standard SD e mostra da subito la lista delle videoconferenze SD prenotate. Per passare alla modalità HD, selezionate “Videoconferenza HD” nel menu “Servizi” a sinistra; anche qui verrà mostrata da subito la lista delle videoconferenza HD prenotate.

Potete passare da un sistema all'altro in qualsiasi momento, e gestire prenotazioni su entrambi i sistemi mentre siete autenticati. Ricordatevi che trattandosi di due modalità di funzionamento diverse, le prenotazioni vengono gestite in modo separato, per cui una prenotazione nel sistema SD non sarà visibile sul sistema HD e viceversa.

Se nel sistema selezionato (SD oppure HD) non vi sono conferenze attualmente prenotate, potete inserire subito una nuova prenotazione cliccando sull'apposito collegamento (fig. 1a oppure fig 1b).

È possibile inserire una nuova prenotazione anche cliccando direttamente sulla voce “Nuova Prenotazione” del menu ad albero.

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Figura 1a – Servizi > Videoconferenza SD

 

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Figura 1b – Servizi > Videoconferenza HD

 

Le modalità di prenotazione del servizio SD ed HD sono identiche da questo punto in avanti. Negli esempi e nelle figure seguenti ci si riferisce al servizio SD, ma per il servizio HD la sola differenza è il colore del tema del portale: verde per SD, blu per HD.

Cliccando su “Nuova Prenotazione SD” (oppure “Nuova Prenotazione HD”) il sistema mostra una vera e propria pagina di agenda virtuale (fig. 2) nella quale potrete indicare:

  • titolo dell'incontro;
  • giorno della prenotazione (calendario);
  • ora d'inizio della videoconferenza;
  • durata della videoconferenza.

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Figura 2 – Servizi > Videoconferenza SD > Nuova prenotazione SD > Data/Durata

 

Cliccando su un qualsiasi giorno del calendario vedrete da subito se in tale data sono già state programmate delle videoconferenze. Nel caso siano presenti una o più prenotazioni verrà visualizzato anche l'orario di ciascuna di esse.

Inserite quindi il titolo della vostra videoconferenza, selezionate il giorno desiderato, l' ora di inizio (potete anche farla iniziare immediatamente) e la durata. È possibile anche prenotare la videoconferenza a caduta giornaliera o settimanale.

Ricontrollate i dati inseriti e cliccate su AVANTI.

 

Il passo successivo è indicare il numero e la tipologia di partecipanti previsti per la videoconferenza (fig. 3). I partecipanti possono essere di tre tipi:

  • AUDIO+VIDEO à parteciperanno attivamente alla videoconferenza utilizzando sia il canale audio (ascolto + voce), sia il canale video (visualizzazione dei partecipanti).
  • Solo AUDIO à parteciperanno attivamente alla videoconferenza utilizzando il solo canale audio (ascolto + voce)
  • Spettatori (streaming unicast)à potranno partecipare alla videoconferenza senza possibilità di intervento.

È possibile inoltre rendere privata la videoconferenza assegnandole un codice PIN da fornire ai soli partecipanti desiderati. Chi conosce il PIN potrà partecipare, chi ne è sprovvisto non potrà accedere al servizio.

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Figura 3 – Servizi > Videoconferenza SD > Nuova prenotazione SD > Partecipanti

 

Inserite quindi il numero di ciascun tipo di partecipanti, eventualmente il codice PIN, e cliccate sul bottone AVANTI.

 

Occorre ora selezionare il tipo di visualizzazione su video che si desidera dare alla videoconferenza (fig. 4). L'organizzatore della videoconferenza può modificare in qualsiasi momento (anche durante la videoconferenza) il layout scelto. Se è selezionata l'opzione “1 partecipante” sarà visualizzato sempre e solo colui che interviene.

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Figura 4 – Servizi > Videoconferenza SD > Nuova prenotazione SD > Video layout

 

Selezionate quindi il layout preferito e cliccate sul bottone AVANTI.

 

La prenotazione è andata a buon fine. Il sistema infatti mostra una schermata riepilogativa dei dati inseriti (fig. 5) e fornisce alcune indicazioni utili per accedere al servizio. Le stesse informazioni saranno inviate anche via e-mail.

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Figura 5 – Servizi > Videoconferenza SD > Nuova prenotazione SD > Conferma

 

Cliccando sull'apposita voce potrete ora prenotare una nuova videoconferenza oppure visualizzare le prenotazioni effettuate sino ad ora (fig. 6).  Cliccando su “edit/cancella” è possibile modificare alcune caratteristiche della videoconferenza oppure annullare la prenotazione.

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Figura 6 – Servizi > Videoconferenza SD > Le mie prenotazioni SD

 

NOTA. Per agevolare il coordinamento della riunione, è bene seguire le seguenti raccomandazioni:

  • prenotare l'apertura della sala almeno 10 minuti prima dell'inizio riunioni;
  • mandare l'avviso con i dati della sala almeno 1 ora prima della riunione.

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